Liidien hankinta sähköpostiautomaatiolla: käytännön opas pk-yritykselle

Uusien asiakkaiden hankinta on monelle pk-yritykselle se kaikkein vaikein osa. Tuote tai palvelu on kunnossa, työ tehdään hyvin ja asiakkaat ovat tyytyväisiä. Silti putki uusia kyselyitä tuntuu kuivuvan kasaan heti, kun nykyiset projektit vievät kaiken ajan. Tähän sähköpostiautomaatio voi oikeasti auttaa, kun se tehdään fiksusti. Käydään läpi miten.

Olin itsekin pitkään siinä tilanteessa, että hyvät viikot menivät asiakastöihin ja uusasiakashankinta jäi aina viimeiseksi. Sitten ei ollutkaan töitä, ja piti taas alkaa metsästää. Tuttu kuvio monelle yrittäjälle. Sähköpostitavoittaminen on yksi tapa katkaista tuo vuoristorata, koska se pyörii taustalla silloinkin kun itse teet muuta.

Miksi liidien hankinta tuntuu niin raskaalta

Suurin syy on aika. Uusasiakashankinta ei tuota mitään tänään. Se tuottaa ehkä kahden kuukauden päästä. Siksi se jää aina kiireellisempien hommien jalkoihin, ja sitä tehdään vasta kun on pakko. Tämä on huono hetki aloittaa, koska silloin paine on kova ja kaikki tehdään hätäisesti.

Toinen syy on, että moni ei oikein tiedä mistä aloittaa. Pitäisikö soittaa, mainostaa, postata somessa vai lähettää sähköpostia. Kaikki vievät aikaa ja tuntuvat epävarmoilta. Helppo lopputulos on, että ei tehdä mitään systemaattista vaan toivotaan että suosittelut tuovat uusia asiakkaita. Suosittelut ovat hienoja, mutta niitä ei voi ohjata.

Sähköpostitavoittaminen on hyvä vaihtoehto juuri siksi, että sen voi tehdä systemaattiseksi. Se ei riipu fiiliksestä tai onnesta. Kun systeemi on kerran rakennettu, se hoitaa saman työn joka päivä samalla tarkkuudella. Ihmisen tehtäväksi jää vastata niihin, jotka osoittavat kiinnostusta.

Mitä sähköpostiautomaatio oikeasti tarkoittaa

Heti alkuun pitää tehdä yksi asia selväksi, koska se menee usein sekaisin. Sähköpostiautomaatio ei tarkoita, että lähetät tuhat täysin samanlaista viestiä tuntemattomille. Se on roskapostia, ja se ei toimi. Ihmiset tunnistavat massaviestin sekunnissa ja poistavat sen lukematta. Pahimmillaan se vahingoittaa mainettasi ja lähettävän osoitteesi luotettavuutta.

Oikein tehtynä sähköpostiautomaatio tarkoittaa jotain aivan muuta. Se on kohdennettua viestintää, joka tuntuu henkilökohtaiselta, mutta jonka tekniikka hoitaa ajoituksen, seurannan ja toiston puolestasi. Vastaanottaja saa viestin, joka puhuu juuri hänen tilanteestaan. Hän ei voi tietää, että prosessin takana on systeemi eikä ihminen, joka istui kirjoittamassa juuri hänelle.

Ero on sama kuin huutamisen ja keskustelun välillä. Massaspämmi on huutamista torilla. Hyvä sähköpostitavoittaminen on kuin tulisit juttelemaan yhdelle ihmiselle kerrallaan, mutta tekisit sen sadalle ihmiselle päivässä ilman että väsyt. Automaatio ei poista henkilökohtaisuutta. Se mahdollistaa sen mittakaavassa.

Mistä toimiva sähköpostitavoittaminen koostuu

Hyvä kylmäsähköpostikampanja ei ole pelkkä viesti. Se on muutaman palasen kokonaisuus, jossa jokainen osa vaikuttaa lopputulokseen. Jos yksikin näistä on pielessä, koko homma kärsii. Käydään palaset läpi.

Kohdennettu lista

Tämä on tärkein ja samalla useimmin laiminlyöty osa. Jos lähetät hyvänkin viestin väärille ihmisille, mitään ei tapahdu. Listan pitää olla tarkka. Ei kaikki yritykset, vaan juuri ne, joille sinulla on oikeasti jotain annettavaa. Mieti tarkkaan kuka on ihanneasiakkaasi: toimiala, koko, rooli jolle viesti menee. Pieni ja tarkka lista voittaa ison ja hajanaisen joka kerta.

Hyvä viesti

Viestin pitää olla lyhyt, selkeä ja vastaanottajan näkökulmasta kirjoitettu. Ei sinusta, vaan hänestä. Mikä on hänen ongelmansa ja miten voit auttaa. Yksi konkreettinen asia kerrallaan. Pitkä esittely yrityksestäsi ei kiinnosta ketään. Se mitä voit tehdä hänen hyväkseen kiinnostaa.

Oikea ajoitus ja follow-up

Harva vastaa ensimmäiseen viestiin. Se ei tarkoita ettei ihminen olisi kiinnostunut, vaan että hän oli kiireinen sillä hetkellä. Siksi follow-up-viestit eli kohteliaat muistutukset ovat ratkaisevan tärkeitä. Suurin osa vastauksista tulee usein vasta toisesta tai kolmannesta viestistä. Tärkeää on pitää muistutukset asiallisina, ei tyrkyttävinä, ja lopettaa heti jos ihminen ei ole kiinnostunut.

Vastausten seuranta

Kun viestit alkavat tuottaa vastauksia, ne pitää myös käsitellä ajoissa. Kiinnostunut ihminen jäähtyy nopeasti, jos vastaat hänelle vasta viikon päästä. Seurannan pitää olla kunnossa, jotta yksikään hyvä liidi ei katoa postilaatikon pohjalle.

Miten tekoäly auttaa

Tähän kohtaan tekoäly tulee mukaan, ja tässä se on oikeasti hyödyllinen. Sähköpostitavoittamisen suurin pullonkaula on aina ollut aika. Jokaisen viestin personointi käsin vie tunteja, ja taustatutkimuksen tekeminen jokaisesta vastaanottajasta on yksinkertaisesti liian raskasta yhdelle ihmiselle. Tekoäly poistaa juuri tämän pullonkaulan.

Personointi mittakaavassa

Tämä on se iso juttu. Ennen sinun piti valita: joko lähetät paljon yleisiä viestejä tai vähän henkilökohtaisia. Tekoäly poistaa tämän valinnan. Se voi muokata jokaisesta viestistä juuri kyseiselle vastaanottajalle sopivan, ottaen huomioon hänen toimialansa, yrityksensä ja tilanteensa. Lopputulos tuntuu käsin kirjoitetulta, vaikka se on tuotettu tehokkaasti.

Taustatutkimus vastaanottajasta

Hyvä viesti vaatii, että tiedät kenelle kirjoitat. Tekoäly voi käydä läpi julkisesti saatavilla olevan tiedon yrityksestä ja koostaa siitä lyhyen taustan, jonka pohjalta viesti kannattaa kirjoittaa. Sinun ei tarvitse itse kahlata jokaisen yrityksen verkkosivuja läpi ennen jokaista viestiä.

Vastausten lajittelu ja priorisointi

Kun vastauksia alkaa tulla, tekoäly voi lukea ne ja lajitella ne puolestasi. Kiinnostuneet erikseen, kieltäytyneet erikseen, kysymykset erikseen. Näin näet heti ne, joihin kannattaa reagoida ensimmäisenä, etkä käytä aikaa lajitteluun. Ihminen vastaa silti itse, mutta aloittaa valmiiksi järjestetystä postilaatikosta.

Käytännön esimerkki yhdestä tavoittamiskampanjasta

Otetaan konkreettinen tilanne, koska se selventää asiaa. Kuvitellaan pieni palveluyritys, joka haluaa lisää asiakkaita tietyltä toimialalta. Ensin kasataan tarkka lista yrityksistä, jotka sopivat ihanneasiakkaan profiiliin. Ei satoja, vaan kourallinen kerrallaan, jotta laatu pysyy hyvänä.

Seuraavaksi tekoäly käy läpi jokaisen listalla olevan yrityksen julkiset tiedot ja koostaa lyhyen taustan. Sen pohjalta kirjoitetaan jokaiselle viesti, joka viittaa juuri kyseisen yrityksen tilanteeseen. Viesti on lyhyt: tervehdys, yksi havainto vastaanottajan tilanteesta, yksi konkreettinen asia jossa voisit auttaa, ja kevyt kysymys olisiko aihetta jutella.

Sen jälkeen systeemi hoitaa ajoituksen. Jos vastausta ei kuulu, se lähettää muutaman päivän päästä kohteliaan muistutuksen, ja vielä yhden sen jälkeen. Heti kun joku vastaa, automaatio lopettaa muistutukset hänen kohdaltaan, jotta kukaan ei saa muistutusta jo aloitetun keskustelun päälle. Vastaukset lajitellaan, ja sinä keskityt vain niihin jotka osoittavat kiinnostusta.

Huomaa mitä tässä tapahtuu. Sinä et istu kirjoittamassa sataa viestiä etkä muistele kenelle pitäisi lähettää muistutus. Systeemi hoitaa mekaanisen osan, ja sinä keskityt itse keskusteluihin. Tehtynä oikein kylmäsähköposti voi tuoda tasaisen virran uusia tapaamisia, mutta se vaatii kärsivällisyyttä. Tulokset eivät tule ensimmäisellä viikolla.

Hyvä sähköpostitavoittaminen ei ole määräpeliä. Se on sitä, että oikea viesti tavoittaa oikean ihmisen oikeaan aikaan, riittävän monta kertaa että hän ehtii reagoida.

Maine ja laillisuus: tee asiat oikein

Tämä on osa, jota moni ei uskalla edes ajatella, ja siksi jättää koko homman tekemättä. Selvitetään se, koska se ei ole niin monimutkaista kuin miltä se kuulostaa. Yritysten välisessä viestinnässä saa lähettää asiallista ja relevanttia sähköpostia toiselle yritykselle, kunhan toimii rehellisesti ja kunnioittaa vastaanottajaa.

Muutama yksinkertainen periaate pitää homman puhtaana. Käytä yritysten julkisia yhteystietoja, älä kaivettuja henkilökohtaisia osoitteita. Kerro selkeästi kuka olet ja miksi otat yhteyttä. Tee kieltäytyminen helpoksi: jos ihminen pyytää, ettei häntä lähestytä enää, kunnioita sitä heti. GDPR ja sähköisen viestinnän säännöt koskevat sinua, joten pidä huolta että käsittelet tietoja asiallisesti ja että viestisi liittyvät vastaanottajan oikeaan liiketoimintaan.

Tärkein ohje on yksinkertainen. Älä lähetä mitään, mitä et itse haluaisi saada. Jos viesti on relevantti, kohtelias ja siitä on oikeasti hyötyä vastaanottajalle, olet oikealla tiellä. Roskaposti on sitä, kun viesti ei liity vastaanottajaan mitenkään ja sitä lähetetään valtava määrä summamutikassa.

Yleiset virheet

Suurin osa epäonnistuneista kampanjoista kaatuu samoihin asioihin. Tunnista nämä, niin vältät ne.

• Liian iso ja hajanainen lista. Viesti menee ihmisille, joita asia ei kiinnosta. Tarkka pieni lista tuottaa aina paremmin kuin valtava hajanainen.
• Viesti puhuu vain sinusta. Pitkä esittely yrityksestäsi ei kiinnosta ketään. Aloita vastaanottajan tilanteesta, ei omasta tarinastasi.
• Ei follow-up-viestejä. Yksi viesti ja sitten luovutus. Suurin osa vastauksista tulee vasta muistutuksista, joten ilman niitä jätät valtaosan tuloksista saamatta.
• Hidas reagointi vastauksiin. Kiinnostunut ihminen jäähtyy nopeasti. Jos vastaat vasta viikon päästä, hyvä liidi on jo unohtanut sinut.

Kaikki nämä virheet ovat korjattavissa. Ne johtuvat yleensä kiireestä ja siitä, että homma tehdään käsin ilman systeemiä. Juuri tähän automaatio auttaa: se hoitaa ajoituksen ja muistutukset, jotta sinun ei tarvitse muistaa niitä.

Mistä lähteä liikkeelle

Et tarvitse heti isoa koneistoa. Tarvitset yhden pienen toimivan kampanjan, josta opit mikä toimii sinun alallasi. Näin pääset alkuun.

Aloita ihanneasiakkaasta. Kirjoita ylös tarkasti, kenelle palvelustasi on eniten hyötyä. Toimiala, koko, rooli. Kasaa siitä pieni lista, vaikka vain parikymmentä yritystä aluksi. Kirjoita yksi hyvä perusviesti, joka puhuu juuri tämän ryhmän ongelmasta. Sen jälkeen rakennat ympärille systeemin, joka personoi viestit, hoitaa ajoituksen ja seuraa vastaukset.

Käytännössä etenisin näin:

1. Määrittele ihanneasiakas tarkasti. Kirjoita ylös toimiala, yrityskoko ja se rooli jolle viesti menee. Mitä tarkempi, sitä parempi. Tämä ohjaa kaikkea muuta.
2. Kasaa pieni lista ja kirjoita yksi hyvä viesti. Aloita pienestä määrästä ja yhdestä selkeästä viestistä, joka puhuu vastaanottajan ongelmasta. Älä yritä tavoittaa kaikkia kerralla.
3. Lisää automaatio ja mittaa. Rakenna systeemi, joka personoi, ajoittaa ja seuraa vastaukset. Aja kampanja, katso mikä toimii ja paranna sen pohjalta. Laajenna vasta kun näet että se tuottaa.

Tärkein neuvo: älä tavoittele heti suuria määriä. Tavoittele laatua. On parempi lähettää kaksikymmentä hyvää ja kohdennettua viestiä kuin tuhat huonoa. Kun pieni kampanja toimii, sen skaalaaminen on helppoa. Huonon kampanjan skaalaaminen vain tuottaa enemmän huonoa tulosta.

Jos haluat selvittää, sopisiko sähköpostitavoittaminen juuri sinun yrityksesi asiakashankintaan, käydään se läpi yhdessä. Ei myyntipuhetta, ei sitoumuksia. Kerron rehellisesti, jos tämä ei ole teidän tilanteeseenne paras tapa.