Tekoälyautomaatiot käytännössä: mistä toistuvasta työstä kannattaa aloittaa

Jokaisessa yrityksessä on töitä, joita kukaan ei oikeasti halua tehdä. Samat luvut samaan taulukkoon joka viikko. Samat vastaukset samoihin sähköposteihin. Saman dokumentin täyttäminen samalla pohjalla, vain nimi ja päivämäärä vaihtuvat. Se on työtä joka pitää tehdä, mutta joka ei tuo mitään lisää. Se vain syö aikaa.

Yrittäjänä huomasin tämän nopeasti omassa arjessani. Päivä menee, mutta illalla on vaikea sanoa mihin se oikeasti kului. Iso osa siitä oli pientä mekaanista näpräämistä, joka ei vienyt firmaa eteenpäin yhtään. Juuri tähän tekoälyautomaatio sopii. Se ottaa hoitaakseen sen tylsän toiston, jotta sinä voit keskittyä siihen mistä oikeasti maksetaan. Käydään läpi mistä kannattaa aloittaa, ilman hypeä.

Mitä tekoälyautomaatio oikeasti tarkoittaa

Automaatio tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että jokin tehtävä hoituu ilman että ihminen tekee sitä joka kerta käsin. Tietokone seuraa sääntöjä. Jos tapahtuu A, tee B. Se on nopea, luotettava ja väsymätön. Se tekee saman asian tuhannen kertaa täsmälleen samalla tavalla.

Tekoäly tuo tähän yhden ison lisän. Perinteinen automaatio osasi käsitellä vain siistiä, ennalta määriteltyä tietoa. Numeroita ruuduissa, valmiita lomakkeita. Heti kun eteen tuli vapaata tekstiä, kuten asiakkaan sähköposti omin sanoin, vanha automaatio meni jumiin. Tekoäly osaa lukea ja ymmärtää tällaista sotkuista tietoa. Se tunnistaa mistä viestissä on kyse, poimii olennaisen ja muotoilee vastauksen. Siksi automatisoitavien tehtävien joukko on yhtäkkiä paljon isompi kuin ennen.

Tässä on hyvä tehdä yksi ero selväksi, koska se menee jatkuvasti sekaisin. Automaatio seuraa sääntöjä, agentti tekee päätöksiä. Automaatiolle annetaan tarkka käsikirjoitus, jota se noudattaa. Agentille annetaan tavoite ja se päättää itse miten siihen päästään. Tämän jutun aihe on automaatio, eli se yksinkertaisempi ja useimmiten halvempi vaihtoehto. Hyvä uutinen on, että suurin osa yrityksen rutiineista hoituu juuri automaatiolla. Agenttia tarvitaan vasta kun tehtävä vaatii oikeaa harkintaa.

Miksi tästä kannattaa innostua juuri nyt

Automaatio ei ole uusi keksintö. Isot yritykset ovat tehneet sitä vuosia, mutta se vaati kalliita järjestelmiä ja omat IT-osastot. Pienelle yritykselle se oli liian iso ja kallis homma. Nyt tilanne on muuttunut.

Tekoäly on tehnyt automaatiosta halvempaa ja helpompaa. Asioita, jotka ennen vaativat viikkojen koodaustyön, voi nyt rakentaa murto-osassa ajasta. Tämä tarkoittaa, että yksinyrittäjä tai pieni tiimi pääsee käsiksi samoihin etuihin, jotka olivat aiemmin vain isojen ulottuvilla. Et tarvitse omaa teknistä osastoa. Tarvitset yhden hyvin valitun tehtävän ja jonkun joka osaa rakentaa sen kuntoon.

Tämä on se syy, miksi asiasta puhutaan nyt niin paljon. Kynnys on madaltunut juuri sopivasti pienen yrityksen kohdalle. Se ei tarkoita, että kaikki pitäisi automatisoida heti. Se tarkoittaa, että nyt kannattaa katsoa rauhassa, mikä toistuva työ vie eniten aikaa, ja ottaa siitä yksi pala kerrallaan haltuun.

Kannattaa myös muistaa, että aika on pienen yrityksen niukin resurssi. Kun yrittäjä tai pieni tiimi vapauttaa muutaman tunnin viikossa rutiinista, se aika ei katoa minnekään. Se siirtyy myyntiin, asiakastyöhön tai siihen että ehtii ylipäätään ajatella firman suuntaa. Juuri tämä tekee automaatiosta niin houkuttelevan pienelle toimijalle. Iso yritys säästää automaatiolla rahaa, mutta pieni yritys voittaa jotain vielä arvokkaampaa, eli omaa aikaansa.

Mistä toistuvasta työstä kannattaa aloittaa

Tässä mennään asiaan. Hyvä automaatio löytyy useimmiten arjen rutiineista, joita ei edes huomaa tekevänsä. Tässä yleisimmät paikat, joista kannattaa lähteä etsimään.

Sähköpostien lajittelu ja vakiovastaukset

Iso osa saapuvista viesteistä on samaa toistoa. Sama kysymys aukioloajoista, sama pyyntö tarjouksesta, sama liite joka pitää tallentaa oikeaan kansioon. Automaatio osaa lukea viestin, tunnistaa mistä on kyse, lajitella sen oikeaan paikkaan ja luonnostella vastauksen valmiiksi. Sinä vain hyväksyt ja lähetät.

Dokumenttien luonti pohjasta

Tarjoukset, sopimukset, laskut ja vakiokirjeet syntyvät usein samasta pohjasta, johon vaihdetaan vain muutama tieto. Automaatio täyttää pohjan oikeilla tiedoilla ja tuottaa valmiin dokumentin sekunneissa. Tämä poistaa myös ne tyhmät virheet, jotka syntyvät kun kopioidaan vanhasta dokumentista ja unohdetaan vaihtaa yksi kohta.

Tiedon siirto järjestelmien välillä

Moni käyttää työpäivänsä siihen, että siirtää tietoa paikasta toiseen. Verkkokaupasta kirjanpitoon, lomakkeesta asiakasrekisteriin, sähköpostista taulukkoon. Tämä on automaation ydinaluetta. Tieto liikkuu järjestelmästä toiseen itsestään, ilman että kukaan kopioi sitä käsin.

Raporttien kokoaminen

Raportti tarkoittaa yleensä sitä, että haetaan lukuja monesta paikasta, kootaan ne yhteen ja muotoillaan luettavaan muotoon. Automaatio hakee luvut suoraan lähteistä ja kokoaa raportin valmiiksi. Tämä on erityisen iso juttu markkinointitoimistoille, joissa kampanjaraportit syövät valtavasti laskuttamatonta aikaa joka kuukausi.

Muistutukset ja kalenteri

Pienet asiat unohtuvat helpoiten. Lasku jää lähettämättä, sopimus jää uusimatta, asiakkaalle jää soittamatta sovittuna päivänä. Automaatio pitää näistä huolen puolestasi. Se muistuttaa oikeaan aikaan tai hoitaa rutiininomaisen viestin kokonaan itse.

Käytännön esimerkki alusta loppuun

Otetaan konkreettinen tilanne, koska se tekee asiasta selvempää. Kuvitellaan pieni palveluyritys, joka saa päivittäin yhteydenottoja verkkosivun lomakkeen kautta. Tällä hetkellä joku tiimistä avaa joka aamu sähköpostin, lukee uudet yhteydenotot läpi, kopioi tiedot asiakasrekisteriin, vastaa kiireellisiin heti ja lisää loput tehtävälistalle. Tämä vie tunnin joka aamu. Viikossa siitä kertyy viisi tuntia, joka on käytännössä yksi kokonainen työpäivä.

Näin sen voisi automatisoida. Kun lomake täytetään, automaatio ottaa viestin vastaan ja lukee sen. Se tunnistaa yhteystiedot ja mistä asiakas on kiinnostunut, ja vie tiedot suoraan asiakasrekisteriin oikeisiin kenttiin. Se tunnistaa kielestä, onko kyse kiireellisestä pyynnöstä vai yleisestä tiedustelusta. Yleisiin tiedusteluihin se luonnostelee vastauksen valmiille pohjalle ja lähettää sen heti. Kiireelliset se merkitsee ja ilmoittaa niistä erikseen, jotta ihminen tarttuu niihin ensimmäisenä.

Lopputulos: aamun tunti kutistuu muutamaan minuuttiin. Ihminen ei avaa enää tyhjästä jokaista viestiä, vaan vilkaisee mitä automaatio on jo tehnyt ja tarttuu siihen pieneen osaan joka oikeasti vaatii ihmistä. Asiakas saa vastauksen nopeammin kuin ennen, koska automaatio ei odota aamua vaan toimii heti. Eikä yksikään yhteydenotto huku, koska kaikki menevät saman putken läpi.

Automaatio ei tee työtä paremmin kuin ihminen. Se tekee sen tylsän osan nopeammin, jotta ihmiselle jää aikaa siihen mitä vain ihminen osaa.

Miten tunnistat hyvän automatisoitavan tehtävän

Kaikkea ei kannata eikä voi automatisoida. Hyvä kohde täyttää kolme ehtoa. Mitä useampi näistä täyttyy, sitä parempi ehdokas tehtävä on.

• Se toistuu. Tehtävä tehdään säännöllisesti, esimerkiksi päivittäin tai viikoittain. Mitä useammin jokin toistuu, sitä enemmän automaatio säästää aikaa pitkällä aikavälillä.
• Säännöt ovat selkeät. Pystyt selittämään toiselle ihmiselle täsmälleen miten tehtävä tehdään, vaihe vaiheelta. Jos osaat kirjoittaa siitä ohjeen, sen voi todennäköisesti automatisoida.
• Se vie aikaa. Tehtävään kuluu kuukaudessa tarpeeksi aikaa, jotta automaation rakentaminen maksaa itsensä takaisin. Pieni mutta usein toistuva homma kerää aikaa yllättävän nopeasti.

Helpoin tapa löytää tällaisia tehtäviä on seurata omaa viikkoaan. Mikä työ ärsyttää, tuntuu mekaaniselta ja saa ajattelemaan että tämän voisi tehdä kuka tahansa kunhan ohjeet ovat selvät. Se on todennäköisesti hyvä ensimmäinen automaatio. Sama kaava toistuu lähes joka alalla. Tehtävä vaihtuu, mutta tunnistusmerkit ovat aina samat.

Milloin automaatiota ei kannata tehdä

Tämä on tärkeää, ja moni jättää sen kertomatta. Automaatio ei ole aina oikea ratkaisu, ja rehellisyys tässä säästää sekä rahaa että pettymyksiä.

Jos tehtävä muuttuu joka kerta täysin erilaiseksi, sitä on vaikea automatisoida, koska selkeitä sääntöjä ei ole. Jos tehtävä vaatii oikeaa harkintaa, vastuuta tai herkkää ihmiskontaktia, se kuuluu ihmiselle. Automaatio voi valmistella, mutta ihminen päättää. Ja jos jokin tehdään pari kertaa vuodessa, automaation rakentamiseen käytetty aika ei yksinkertaisesti maksa itseään takaisin. Silloin on järkevämpää tehdä se käsin.

Nyrkkisääntö: automatisoi se mikä on usein toistuvaa ja selkeää. Jätä ihmiselle se mikä vaatii harkintaa tai tapahtuu harvoin. Jos joku lupaa automatisoida ihan kaiken, kannattaa olla varovainen. Parhaat tulokset tulevat siitä, että valitaan tarkasti yksi oikea tehtävä ja tehdään se kunnolla.

Mistä lähteä liikkeelle

Et tarvitse isoa suunnitelmaa kymmenelle automaatiolle. Tarvitset yhden hyvän ensimmäisen. Liikkeelle pääsee yllättävän pienellä askeleella.

Ota viikon ajan tavaksi kirjoittaa ylös jokainen toistuva ja mekaaninen homma, jonka huomaat tekeväsi. Älä mieti vielä tekniikkaa, kirjaa vain mihin aika menee. Viikon päästä sinulla on lista. Valitse siitä yksi tehtävä, jossa on eniten aikaa kiinni ja jonka säännöt ovat selkeät. Ei kaikkein vaikein eikä kaikkein herkin, vaan se tylsä ja toistuva, joka kerää tunteja huomaamatta.

Sen jälkeen rakennetaan siitä pieni toimiva versio ja katsotaan paljonko aikaa oikeasti säästyy. Vasta kun näet että se toimii, kannattaa miettiä seuraavaa. Tärkein neuvo on tämä: älä automatisoi jotain siksi, että se kuulostaa hienolta. Automatisoi se siksi, että jokin konkreettinen asia on tällä hetkellä liian hidas tai työläs tehdä käsin. Silloin hyöty on oikea ja mitattava.

Jos haluat selvittää mikä toistuva työ kannattaisi automatisoida ensin juuri sinun yrityksessäsi, käydään se läpi yhdessä. Ei myyntipuhetta, ei sitoumuksia. Kerron rehellisesti, jos järkevää automatisoitavaa ei löydy.